Ein Vorgang im Projektmanagement ist eine Tätigkeit die innerhalb eines definierten Zeitraums durchgeführt werden muss.

Um das Arbeiten mit Vorgängen möglichst effizient zu gestalten berücksichtige folgende Richtlinien:

• Zerlege deine Vorgänge auf einen Detailierungsgrad den du auch überwachen möchtest. Für riskante Bereiche in deinem Projekt wähle einen höhere Detailgrad.
• Stelle sicher, dass Vorgänge klar definierte Abschlusskriterien haben.
• Versuche kurze Vorgänge, im Vergleich zur gesamten Projektdauer, zu definieren. Kürzere Vorgänge können leichter, in Bezug auf Ressourcen und Dauer, eingeschätzt werden.
• Vermeide Dinge wie Urlaub oder andere arbeitsfreie Zeiten als Vorgang zu definieren.

Hinweis
Basierend auf der Gliederungsstruktur erstellt iTaskX für jeden Vorgang eine Gliederungsnummer. Gliederungsnummern bestehen nur aus Zahlen und können nicht bearbeitet werden. Sie werden aber automatisch geändert wenn du Vorgänge nach unten oder oben verschiebst.

In der Regel sind Ressourcen Menschen die deinem Projektplan hinzugefügt sind. Allerdings können Ressourcen auch Dinge sein die notwendig sind um dein Projekt abzuschließen wie z.B. Materialien oder Kosten.

iTaskX unterscheidet 3 verschiedene Ressourcentypen:

• Arbeitsressourcen sind Menschen die benötigt werden um Vorgänge in deinem Projekt abzuschließen.
• Materialressourcen sind Dinge die in deinem Projekt benötigt werden wie z.B. Beton, Stahl , Rohre, Holz, Computer...
• Kostenressourcen sind Gebühren oder Kosten die mit deinem Projekt verbunden sind wie z.B. Reisekosten.

Zuordnungen sind der Zusammenschluss von Ressourcen und Vorgängen um einen Vorgang abzuschließen. Einem Vorgang können mehrere Ressourcen zugeordnet werden. Es können dazu alle Ressourcentypen (Arbeit, Material, Kosten) verwendet werden.

Hinweis
Zuordnungen können jederzeit angepasst und überprüft werden um Überlastungen zu vermeiden.

iTaskX verwendet die folgenden Kalendertypen um die Verfügbarkeit von Ressourcen und die Art und Weise wie Vorgänge geplant werden zu bestimmen:

Basiskalender
Ein Basiskalender wird als Vorlage verwendet, auf dem der Projektkalender, Ressourcenkalender und Vorgangskalender basieren. iTaskX bietet drei Basiskalender:

• Standard (Wochentags von 8:00 bis 17:00 Uhr mit einer Mittagspause von einer Stunde)
• 24 Stunden (Bildet einen Zeitplan mit kontinuierlicher Arbeit ab. Z.B. die durchgehende Arbeit einer Maschine)
• Nachtschicht (Montag Nachts bis Samstag am Morgen, 23:00 Uhr bis 8:00 Uhr, mit einer Stunde Pause)

Projektkalender
Dies ist der Kalender, mit dem der Standardarbeitsplan für alle Vorgänge in einem Projekt bestimmt wird. Nutze diesen Kalender auch um unternehmensweite Ferien oder arbeitsfreie Zeiten zu definieren.

Ressourcenkalender
Für jede von dir eingegebene Ressource erstellt iTaskX einzelne Ressourcenkalender, die auf den Einstellungen im Standardkalender basieren. Du kannst auch Ressourcenkalender für einzelne Ressourcen oder für Ressourcengruppen erstellen und diesen zuordnen, um bestimmte Arbeitszeiten anzugeben. Du kannst eine Ressource z.B. zur Spätschicht oder zur Nachtschicht zuordnen. Der Kalender einer Ressource kann auch bearbeitet werden, um die arbeitsfreie Zeit anzugeben, z.B. Urlaub oder andere Abwesenheiten.

Vorgangskalender
Vorgänge werden auf Basis von Arbeitszeit im Projektkalender geplant. Du kannst die Arbeitszeiten des Projektkalenders jedoch in einem Vorgangskalender anpassen, wenn Vorgänge anstehen, die zu unterschiedlichen Zeiten ausgeführt werden müssen, z.B. Vorgänge, die ressourcenunabhängig sind. Ein Vorgangskalender ist besonders für Geräte hilfreich, die Vorgänge in der Nacht oder am Wochenende ausführen, die im Projektkalender als arbeitsfreie Zeit vorgesehen sind.

Wenn bei einer Zuordnung ein Vorgang und eine Ressource verschiedene Kalender haben, werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt: Projektkalender, Ressourcenkalender, und Vorgangskalender.

In iTaskX wird ein Projekt aus folgenden eingegebenen Informationen geplant:

• Dem Gesamtprojekt
• Den einzelnen Vorgängen, die zum Abschließen des Projekts erforderlich sind
• Gegebenenfalls den Ressourcen, die zum Abschließen dieser Vorgänge erforderlich sind

Wenn sich Informationen im Projekt nach der Erstellung des Terminplans ändern, kannst du die Vorgänge bzw. Ressourcen aktualisieren. iTaskX passt den Terminplan automatisch an.

Für jeden Vorgang kannst du eine oder alle der folgenden Informationen eingeben:

• Dauer
• Anordnungsbeziehungen der Vorgänge
• Einschränkung

Anhand dieser Informationen errechnet iTaskX den Anfangstermin und Endtermin für jeden Vorgang.

Du kannst Ressourcen im Projekt eingeben und dann Vorgängen zuordnen, um anzugeben, welche Ressource für das Abschließen des Vorgangs verantwortlich ist. Dies vereinfacht nicht nur die Planung des Personals für das Projekt, sondern erleichtert es auch, die Anzahl an benötigten Maschinen oder die Menge des zu verbrauchenden Materials zu berechnen.

Wenn du Ressourcen eingibst, werden die Vorgangsterminpläne den folgenden Ressourceninformationen entsprechend genauer definiert:

• Arbeit
• Einheiten
• In Kalender eingegebene Arbeitszeit

Andere Elemente wie negativer Zeitabstand, positiver Zeitabstand, Vorgangsart, Ressourcen-Verfügbarkeit und die steuernde Ressource können sich auf die Terminplanung auswirken. Wenn diese Zusammenhänge bekannt sind, lässt sich der Terminplan bei Bedarf einfacher verwalten und anpassen.